{"id":9940,"date":"2024-11-06T21:01:52","date_gmt":"2024-11-06T20:01:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ideematic.com\/?p=9940"},"modified":"2024-11-06T21:01:52","modified_gmt":"2024-11-06T20:01:52","slug":"top-5-des-particularites-entre-ged-et-ecm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2024\/11\/top-5-des-particularites-entre-ged-et-ecm\/","title":{"rendered":"Top 5 des particularit\u00e9s entre GED et ECM"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]La gestion \u00e9lectronique des documents (GED) et la gestion de contenu d\u2019entreprise (ECM) sont des proc\u00e9d\u00e9s informatiques essentiels \u00e0 une entreprise. Ils consistent \u00e0 g\u00e9rer des contenus professionnels sur un logiciel accessible \u00e0 tous les acteurs du projet, en <a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2012\/06\/saas-software-as-a-service\/\">mode SaaS<\/a> (<i>Software as a service<\/i>). Bien qu\u2019ils reposent sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents, ces deux logiciels ne servent pas les m\u00eames int\u00e9r\u00eats. Le GED traite surtout les documents alors que l\u2019ECM inclut des fonctionnalit\u00e9s plus avanc\u00e9es comme la collaboration ou la gestion des connaissances. En dehors de ces d\u00e9finitions fondamentales, quelles sont les 5 grandes diff\u00e9rences entre la GED et l\u2019ECM ?<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>1. Le contenu : l\u2019une des prinicpales diff\u00e9rences entre GED et ECM<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>GED <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">ne rassemble que des<\/span><a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2018\/11\/la-gestion-de-documents-en-ligne-ged\/\"><span style=\"font-weight: 400;\"> documents en ligne<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Ces fichiers sont sous la forme de <\/span><b>courriers papiers num\u00e9ris\u00e9s<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, d\u2019emails ou d\u2019autres<\/span><b> documents num\u00e9riques<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de format Word, Excel ou OpenOffice. Gr\u00e2ce \u00e0 leurs <\/span><b>m\u00e9tadonn\u00e9es<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, ils sont class\u00e9s dans des dossiers qui traitent, chacun, d\u2019un processus de l\u2019entreprise : comptabilit\u00e9, plannings, ressources humaines, etc. (<\/span><a href=\"https:\/\/www.puceplume.fr\/qu-est-ce-que-la-ged\/#:~:text=Il%20est%20utilis%C3%A9%20par%20les,d%C3%A9mat%C3%A9rialisation%20des%20processus%20d'entreprises\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>gestion des documents en ligne<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> remplit les objectifs d\u2019\u00e9conomies de mat\u00e9riel (notamment, en papier) et de maintenance. L\u2019<\/span><b>indexation des fichiers<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, \u00e0 partir de leurs m\u00e9tadonn\u00e9es ou de leurs <\/span><b>mots-cl\u00e9s<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, facilite leur rep\u00e9rage dans la base de donn\u00e9es avec une simple recherche. N\u00e9anmoins, certaines entreprises (BTP, manufacture) ont besoin de garder d\u2019autres traces de leurs activit\u00e9s dans le cadre d\u2019un suivi de projet ou d\u2019un cont\u00f4le r\u00e9glementaire.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">C\u2019est pourquoi <\/span><b>l\u2019ECM <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Electronic Content Management<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) est une GED plus vaste qui prend en charge des contenus autres que les <\/span><b>documents bureautiques<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Elle int\u00e8gre non seulement les outils de la gestion des documents en ligne, mais \u00e9galement ceux de la <\/span><b>Gestion de Contenu Web<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (WCM) et des portails web. On y trouve :\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">des images ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">des vid\u00e9os ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">des donn\u00e9es brutes ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">des<\/span><a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2013\/09\/wikis-bienvenue-dans-un-internet-du-partage-et-du-bien-commun\/\"><span style=\"font-weight: 400;\"> pages Wikis<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">des pages web ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">etc. (<\/span><a href=\"https:\/\/www.ged.fr\/ecm\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">)<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Le traitement de tous ces contenus r\u00e9pond aux besoins du <\/span><b>d\u00e9veloppement du travail collaboratif<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ou sur les r\u00e9seaux sociaux professionnels. Cependant, la prise en main est plus complexe et n\u00e9cessite un temps de formation plus cons\u00e9quent (<\/span><a href=\"https:\/\/www.gedly.fr\/blog\/quelle-est-la-difference-entre-ged-et-ecm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>2. Le mode de capture des documents ou des contenus<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Comme la gestion repose uniquement sur des documents bureautiques, les <\/span><b>outils de capture de la GED <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">n\u2019ont pas besoin d\u2019\u00eatre tr\u00e8s sophistiqu\u00e9s. L\u2019objectif est tout simplement de scanner les documents papier avant de les int\u00e9grer dans la base de donn\u00e9es. La solution repose sur deux outils <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">de capture largement utilis\u00e9s, mais qui peuvent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9s \u00e0 des solutions plus avanc\u00e9es pour un contr\u00f4le pr\u00e9cis du contenu <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L\u2019OCR <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Optical Character Recognition<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) consiste \u00e0 traduire une image en texte lisible par l\u2019ordinateur.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L\u2019OMR <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Optical Mark Recognition<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) extrait les informations \u00e0 c\u00f4t\u00e9 d\u2019une case coch\u00e9e.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les outils de capture pour l\u2019ECM sont plus avanc\u00e9s que ceux de la GED (<\/span><a href=\"https:\/\/www.leslivresblancs.fr\/dossier\/bien-comprendre-la-ged-et-lecm#:~:text=En%20termes%20lambda%2C%20une%20GED,une%20GED%2C%20mais%20pas%20inversement.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">). Outre les deux syst\u00e8mes cit\u00e9s ci-dessus, le logiciel vous propose trois solutions suppl\u00e9mentaires :<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Le <\/span><b>HCR <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Handprint Character Recognition<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) collecte les donn\u00e9es manuscrites pr\u00e9sentes dans les formulaires, les notes ou les signatures.\u00a0<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>L\u2019ICR <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Intelligent Character Recognition<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">) est un outil OCR plus \u00e9volu\u00e9 car il peut reconna\u00eetre les caract\u00e8res selon plusieurs styles d\u2019\u00e9criture.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">La<\/span><b> reconnaissance de code-barres<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ou des <\/span><a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2015\/10\/les-qr-codes\/#:~:text=%C3%80%20quoi%20%C3%A7a%20sert%20%3F,Une%20page%20web%2C%20un%20site\"><span style=\"font-weight: 400;\">QR codes<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> est utile pour suivre le traitement des produits ou des \u00e9quipements de l\u2019entreprise.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>3. L\u2019automatisation des processus m\u00e9tiers<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La <\/span><b>gestion des processus m\u00e9tiers<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (BPM) a pour objectif d\u2019am\u00e9liorer les performances de l\u2019entreprise, en automatisant par exemple les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives. Il peut s\u2019agir de planification d\u2019activit\u00e9s, de process de comptabilit\u00e9 (factures) ou de RH (contrats de travail, cong\u00e9s, etc.) (<\/span><a href=\"https:\/\/www.appvizer.fr\/magazine\/operations\/business-process\/automatisation-processus\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">). <\/span><span style=\"font-weight: 400;\">La GED peut g\u00e9rer les processus les plus basiques de cette liste, tandis que l\u2019ECM propose une automation plus int\u00e9gr\u00e9e.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si la GED est int\u00e9gr\u00e9e dans le <\/span><b>workflow d\u2019une ERP<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> (<\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Enterprise Resource Planning<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">), elle centralise vos documents et optimise leur flux de travail. Cela veut dire que les acteurs du projet contr\u00f4lent tout le <\/span><b>cycle de la vie du document<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, de sa cr\u00e9ation \u00e0 son archivage. Cela r\u00e9duit les erreurs de manipulation, les d\u00e9lais de traitement (jusqu\u2019\u00e0 50 %), ainsi que les co\u00fbts op\u00e9rationnels (jusqu\u2019\u00e0 45 %) (<\/span><a href=\"https:\/\/www.puceplume.fr\/ged-et-erp-pour-rationaliser-les-processus-metier\/#:~:text=La%20Gestion%20%C3%89lectronique%20de%20Documents,dynamique%20et%20en%20constante%20%C3%A9volution.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cependant, la GED seule ne peut<\/span><b> automatiser des processus m\u00e9tiers <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">complexes, ni fournir une visibilit\u00e9 compl\u00e8te sur ces derniers. L\u2019ECM offre un suivi plus pouss\u00e9 du traitement des documents afin de mieux rep\u00e9rer des temps anormaux ou des goulots d\u2019\u00e9tranglement. De plus, elle cr\u00e9e des liens entre les informations d\u2019un projet et les donn\u00e9es comptables. Cela permet l\u2019envoi d\u2019une notification au chef de projet en cas d\u2019impay\u00e9s (<\/span><a href=\"https:\/\/blog-consulting-and-integration.tessi.eu\/posts\/GED-ECM-gestion-de-contenu\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">).<\/span><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>4. La compatibilit\u00e9 avec les besoins m\u00e9tiers et le travail collaboratif<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Les acteurs d\u2019un projet peuvent avoir besoin d\u2019une m\u00eame interface afin de <\/span><a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2016\/02\/une-ged-pour-gerer-facilement-vos-documents-electroniques\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">r\u00e9aliser un travail collaboratif en ligne<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">. Le GED offre cette possibilit\u00e9 de <\/span><b>modifier un document en ligne <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">avec un acc\u00e8s s\u00e9curis\u00e9 et une sauvegarde des versions ult\u00e9rieures. Le <\/span><b>partage des informations en temps r\u00e9el<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> fluidifie la communication entre les \u00e9quipes ou avec les clients, condition essentielle pour prendre rapidement une d\u00e9cision sur le projet.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pourtant, les syst\u00e8mes GED traditionnels peuvent manquer de fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es comme des<\/span><b> annotations en temps r\u00e9el<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> ou des workflows plus complexes. De plus, leur rigidit\u00e9 peut freiner le besoin d\u2019agilit\u00e9 de l\u2019entreprise. La <\/span><b>d\u00e9marche ECM <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">apporte plus de flexibilit\u00e9 par rapport aux besoins changeants de l\u2019entreprise, ainsi que des outils collaboratifs <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">premium <\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">espaces de travail virtuels ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">outils de gestion de projet int\u00e9gr\u00e9s ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">co-\u00e9dition en temps r\u00e9el ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">etc.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>5. L\u2019archivage et la s\u00e9curisation de donn\u00e9es confidentielles<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La GED fournit des outils n\u00e9cessaires pour la <\/span><b>s\u00e9curisation des documents<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tous les acteurs du projet n\u2019ont pas forc\u00e9ment les m\u00eames acc\u00e8s par rapport aux fichiers les plus confidentiels<\/span><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> De plus, des <\/span><b>signatures \u00e9lectroniques <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">peuvent \u00eatre mises en place d\u00e8s la cr\u00e9ation ou pour la modification du document, afin que celui-ci soit conforme (<\/span><a href=\"https:\/\/www.sages-informatique.com\/conseils\/comment-signer-un-document-avec-une-signature-electronique\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">). Des coffres-forts \u00e9lectroniques sont mis \u00e0 la disposition des utilisateurs pour prot\u00e9ger les donn\u00e9es archiv\u00e9es les plus sensibles.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pour \u00e9viter la cr\u00e9ation syst\u00e9matique d\u2019un nouveau syst\u00e8me de s\u00e9curit\u00e9 pour chaque nouvelle donn\u00e9e, l\u2019ECM repose sur un syst\u00e8me plus global. Ainsi, les utilisateurs gardent leur r\u00f4le d\u2019\u00e9diteur ou d\u2019administrateur, qu\u2019importe la provenance du contenu (document num\u00e9rique ou site web). Les contenus rang\u00e9s dans le <\/span><b>SAE <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(Syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique) sont prot\u00e9g\u00e9s \u00e0 long terme : ils ne peuvent \u00eatre ni modifi\u00e9s, ni partag\u00e9s par n\u2019importe qui. De plus, plusieurs fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es permettent de mieux <\/span><b>se prot\u00e9ger des cyberattaques <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">(<\/span><a href=\"https:\/\/www.appvizer.fr\/magazine\/collaboration\/gestion-documentaire-ged\/logiciel-ecm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">) :\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s aux informations ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">surveillance des donn\u00e9es de connexion ou de d\u00e9connexion ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">suivi de l\u2019\u00e9dition des documents ;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">restrictions sur l\u2019ouverture ou le t\u00e9l\u00e9chargement des donn\u00e9es.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><b>6. GED ou ECM : quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Gr\u00e2ce \u00e0 sa simplicit\u00e9 et \u00e0 sa gestion des documents papiers, la <\/span><b>GED <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">peut suffire pour des petites entit\u00e9s comme les TPE ou les PME. Une entreprise comme<\/span><b> Calzedonia France <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">a choisi une GED pour g\u00e9rer les factures des fournisseurs. Les reponsables se montrent satisfaits de l\u2019ergonomie de la plate-forme, ainsi que le workflow ou la gestion de la base de donn\u00e9es clients. Ils reconnaissent la r\u00e9duction des co\u00fbts par rapport \u00e0 la gestion du papier (<\/span><a href=\"https:\/\/www.solutions-numeriques.com\/temoignage-calzedonia-ses-projets-de-ged\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">source<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">). Certaines collectivit\u00e9s dans des secteurs d\u2019activit\u00e9s vari\u00e9s (immobilier, sant\u00e9, BTP, etc.) font \u00e9galement appel \u00e0 cette solution.<\/span><\/p>\n<p><b>L\u2019ECM <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">convient davantage \u00e0 des entreprises plus importantes, qui ont besoin de<\/span><b> traiter des contenus tr\u00e8s diversifi\u00e9s<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ces donn\u00e9es sont pr\u00e9sentes en grand nombre, d\u2019o\u00f9 la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019automatiser leur traitement pour gagner en efficacit\u00e9. Cet investissement demande un grand nombre de ressources mat\u00e9rielles (h\u00e9bergement, logiciels, outils de capture), ainsi que des ressources humaines suffisantes. Mais, \u00e0 l\u2019image de <\/span><a href=\"https:\/\/www.capterra.fr\/software\/77706\/docuware\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Docuware<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, les professionnels appr\u00e9cient la rapidit\u00e9 des processus, l\u2019efficacit\u00e9 de la communication entre membres, ainsi que la s\u00e9curit\u00e9 num\u00e9rique des contenus.<\/span><\/p>\n<p>L\u2019ECM est un GED plus avanc\u00e9 qui permet de g\u00e9rer divers contenus, tout en am\u00e9liorant leur s\u00e9curit\u00e9 en ligne, l\u2019automatisation des processus et le travail collaboratif. La GED classique suffit aux petites entreprises si leur besoin consiste \u00e0 num\u00e9riser les documents administratifs. Si vous souhaitez l\u2019int\u00e9gration d\u2019une gestion \u00e9lectronique des documents dans votre application web, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 faire appel \u00e0 nos <a href=\"https:\/\/www.ideematic.com\/prestations\/creation-application-mobile\/\">services sur mesure<\/a>.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]La gestion \u00e9lectronique des documents (GED) et la gestion de contenu d\u2019entreprise (ECM) sont des proc\u00e9d\u00e9s informatiques essentiels \u00e0 une entreprise. Ils consistent \u00e0 g\u00e9rer des contenus professionnels sur un logiciel accessible \u00e0 tous les acteurs du projet, en mode SaaS (Software as a service). 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