{"id":7872,"date":"2018-11-22T16:11:55","date_gmt":"2018-11-22T15:11:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ideematic.com\/?p=7872"},"modified":"2018-11-22T16:12:16","modified_gmt":"2018-11-22T15:12:16","slug":"la-gestion-de-documents-en-ligne-ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ideematic.com\/actualites\/2018\/11\/la-gestion-de-documents-en-ligne-ged\/","title":{"rendered":"La gestion de documents en ligne"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]Chercher un contrat 2 minutes avant une r\u00e9union, oublier de mettre \u00e0 jour un rapport important, ne pas en s\u00e9curiser l\u2019acc\u00e8s, avoir des documents en plusieurs exemplaires et dans plusieurs version\u2026 Dans une entreprise, la mauvaise gestion des documents en interne est synonyme de perte de temps et repr\u00e9sente au bout du compte un co\u00fbt financier parfois important. Des outils en ligne existent. Ils facilitent le travail des \u00e9quipes et am\u00e9liorent leur productivit\u00e9. Quels sont leurs avantages\u00a0?[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>1) Pourquoi opter pour une gestion de documents en ligne\u00a0?<\/h2>\n<p>La gestion \u00e9lectronique de documents (GED) est souvent associ\u00e9 au mod\u00e8le \u00e9conomique Saas (Software as a Service) qui permet \u00e0 l\u2019entreprise de s\u2019abonner \u00e0 une solution h\u00e9berg\u00e9e. Les donn\u00e9es y sont stock\u00e9es et les mises \u00e0 jour sont faites \u00e0 distance. Compar\u00e9e \u00e0 un logiciel achet\u00e9 install\u00e9 sur les ordinateurs de chaque collaborateur, cette solution garantit de faire des \u00e9conomies en mat\u00e9riel et en maintenance. Flexible et abordable, elle est id\u00e9ale pour les petites structures telles TPE, PME et PMI. En g\u00e9n\u00e9rale ces sont lotions proposent un client web, desktop et mobile. Voyons en quoi ce dispositif optimise la gestion des documents.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>2) Chercher et trouver ses documents rapidement<\/h2>\n<p>Une solution de gestion de documents en ligne vous fait gagner du temps. Les recherches interminables d\u2019une pi\u00e8ce jointe indispensable \u00e0 votre travail sont de l\u2019histoire ancienne. L\u2019ensemble de vos documents, mais aussi ceux de vos collaborateurs sont centralis\u00e9s sur un serveur distant. Vous trouvez rapidement ce que vous voulez consulter et de la mani\u00e8re qui convient le mieux \u00e0 vos besoins\u00a0: par client, par projet, par date, etc.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>3) Un stockage et des documents s\u00e9curis\u00e9s<\/h2>\n<p>Vos documents sont stock\u00e9s et sauvegard\u00e9s \u00e0 distance sur le cloud. Ils y sont en s\u00e9curit\u00e9, h\u00e9berg\u00e9s sur un mat\u00e9riel performant. En cas de besoin, vous pouvez m\u00eame en r\u00e9habiliter des versions pr\u00e9c\u00e9dentes comme avec Dropbox par exemple.<br \/>\nLeur protection est renforc\u00e9e par la possibilit\u00e9 de g\u00e9rer les autorisations des utilisateurs. Elle limite notamment les actions que ceux-ci peuvent effectuer sur les fichiers (impression, copie de texte, etc.). Vos documents confidentiels sont prot\u00e9g\u00e9s tout en assurant leur accessibilit\u00e9 aux personnes autoris\u00e9es.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>4) Un dispositif disponible sur tous supports<\/h2>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 un outil de gestion en ligne, vos documents sont consultables depuis tous les supports et o\u00f9 que vous soyez.<br \/>\nTablette, smartphone, vos \u00e9quipes ont la possibilit\u00e9 de travailler de partout et peuvent m\u00eame avoir acc\u00e8s aux infos hors ligne. Avant un d\u00e9placement professionnel, il n\u2019est plus utile de t\u00e9l\u00e9charger sur son ordinateur tous les documents indispensables. Cela repr\u00e9sente un gain de temps, d\u2019espace de stockage et des \u00e9conomies de papier en cas d\u2019impression.<\/p>\n<p>Par ailleurs, un syst\u00e8me de signature \u00e9lectronique int\u00e9gr\u00e9e permet de rester en conformit\u00e9 tout en \u00e9tant mobile.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>5) Un outil collaboratif efficace et omnipr\u00e9sent<\/h2>\n<p>T\u00e9l\u00e9travail, d\u00e9placement, vos \u00e9quipes sont souvent en mouvement. Opter pour la gestion de document en ligne c\u2019est adopter un outil collaboratif qui les accompagne partout. Il leur permet d\u2019optimiser les \u00e9changes de donn\u00e9es entre coll\u00e8gues o\u00f9 qu\u2019ils soient, mais aussi avec des tierces personnes (prestataires, clients). C\u2019est le partenaire incontournable d\u2019une bonne gestion de projet, des t\u00e2ches et des ressources. Voici quelques exemples de fonctionnalit\u00e9s\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Le partage des documents est facilit\u00e9. Les bo\u00eetes mail de vos collaborateurs ne sont plus surcharg\u00e9es de lourdes pi\u00e8ces jointes. Un lien vers les documents centralis\u00e9s les remplace.<\/li>\n<li>La co-r\u00e9daction est r\u00e9alisable. Il n\u2019est plus indispensable de cr\u00e9er plusieurs documents de travail. Les modifications peuvent \u00eatre simultan\u00e9es et il est possible de voir qui remanie quoi, ainsi que les annotations en temps r\u00e9el.<\/li>\n<li>Les documents doublons ne peuvent plus exister. Les mises \u00e0 jour sont automatiques.<\/li>\n<li>Un outil de gestion de documents offre la possibilit\u00e9 de cr\u00e9er des mod\u00e8les de documents. C\u2019est un gain de temps pour les \u00e9quipes. Le remplissage automatique de certains champs (coordonn\u00e9es, mentions l\u00e9gales, etc.) permet d\u2019\u00e9viter de nombreuses erreurs.<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>6) int\u00e9gration aux outils existants<\/h2>\n<p>Pour assurer la prise en main de la solution de gestion de documents en ligne et optimiser son efficacit\u00e9, celle-ci est en g\u00e9n\u00e9ral int\u00e9gr\u00e9e aux outils existants de l\u2019entreprise. Elle s\u2019adapte ainsi \u00e0 la fa\u00e7on de travailler des \u00e9quipes. De ce fait, elle est mieux accept\u00e9e puis davantage utilis\u00e9e.<br \/>\nIl est par exemple possible de l\u2019int\u00e9grer au CRM (gestion de la relation client) existant.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n<h2>7) Une solution id\u00e9ale pour \u00eatre en conformit\u00e9 avec le RGPD<\/h2>\n<p>Un outil de gestion de documents en ligne aide les entreprises \u00e0 respecter les politiques de protection des donn\u00e9es. Les documents sont centralis\u00e9s. Il est plus facile de les contr\u00f4ler. Ils sont tra\u00e7ables. De leur cr\u00e9ation \u00e0 leur archivage puis \u00e0 leur destruction, ils b\u00e9n\u00e9ficient \u00e9galement d\u2019automatisations de processus qui assurent leur conformit\u00e9 (dur\u00e9e d\u00e9finie de conservation des documents, gestion des informations et des donn\u00e9es clients, etc.). Ainsi, des notifications automatiques sont envoy\u00e9es aux personnes responsables des t\u00e2ches tout au long du processus de gestion du cycle de vie des contrats.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row][vc_column][vc_column_text]Chercher un contrat 2 minutes avant une r\u00e9union, oublier de mettre \u00e0 jour un rapport important, ne pas en s\u00e9curiser l\u2019acc\u00e8s, avoir des documents en plusieurs exemplaires et dans plusieurs version\u2026 Dans une entreprise, la mauvaise gestion des documents en interne est synonyme de perte de temps et repr\u00e9sente au bout du compte un co\u00fbt [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":13,"featured_media":7878,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-7872","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-actus"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v21.6 - 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