Les 7 composantes principales d’un logiciel ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning), ou progiciel de gestion intégré (PGI), est un système logiciel composé de différents modules qui centralisent et automatisent la plupart des processus métiers d’une entreprise (approvisionnement, production, comptabilité, ressources humaines, relation client, etc.). En regroupant toutes les données dans une base unique mise à jour en temps réel, il réduit considérablement les tâches administratives répétitives, limite les risques d’erreur et améliore donc la gestion de votre entreprise sur plusieurs points : 

• Les données sont centralisées et mises à jour en temps réel. Ainsi, les collaborateurs ne perdent pas leur temps à chercher les informations dont ils ont besoin. Les équipes gagnent en productivité, car elles se concentrent davantage sur des missions à forte valeur ajoutée.
• Les processus manuels et répétitifs (facturation, comptabilité, gestion des stocks, etc.) sont automatisés. Cela réduit le risque d’erreurs manuelles, ainsi que les couts qui y sont dédiés. En effet, depuis 2010, les couts liés à l’administration du personnel ont augmenté de 16 %, passant de 32 € à 37 € (ADP).
• Les données gagnent en fiabilité et en pertinence, facilitant des prises de décision bénéfiques pour l’avenir de l’entreprise. Non seulement elles sont traitées en grand nombre, mais elles intègrent des normes en vigueur pour satisfaire les obligations légales.
• La centralisation des données client (historique d’achats, suivi des commandes, etc.) optimise la gestion de la relation client (CRM).
• La scalabilité du logiciel permet l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux modules en fonction des besoins croissants de l’entreprise.

Ce logiciel de gestion est un outil incontournable qui vous accompagne à tous les niveaux de votre entreprise. Observons de plus près à quoi peuvent correspondre les différents modules ERP.

1. Les modules ERP responsables de la chaine d’approvisionnement

La chaine d’approvisionnement, ou supply chain, réunit toutes les étapes de la production, de l’achat des matières premières à la vente des produits au client. Pour ne pas vous perdre dans vos multiples contrôles, le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) dispose de plusieurs fonctionnalités spécifiques. Non seulement vous rationalisez vos stocks et réalisez des économies, mais vous améliorez aussi vos relations avec vos fournisseurs.

La gestion des commandes (SGC)

Avant de fabriquer le moindre produit, il faut d’abord s’approvisionner en matières premières. Or, cette première étape de la production réserve son lot de difficultés administratives et commerciales : 

• Les négociations avec les fournisseurs s’avèrent délicates pour certaines entreprises. Les Petites et Moyennes Entreprises disposent d’une trésorerie et de besoins trop limités pour obtenir des prix compétitifs par rapport aux gros clients (Syxperiane). Celles qui bénéficient d’une meilleure notoriété connaissent également des difficultés lorsque leurs matières premières sont rares ou soumises aux aléas climatiques et géopolitiques. On parle de pression de VUCA (Volatilité, Incertitude, Complexité, Ambiguïté) (Orsys). Cela concerne des secteurs professionnels incontournables, comme l’électronique (métaux rares) ou la grande distribution (produits agricoles).
• Le suivi administratif des bons de commande nécessite de nombreuses heures de traitement. En effet, il faut créer des numéros de suivi, classer les commandes, tenir à jour l’historique des achats, etc.

Le logiciel ERP rationalise votre processus d’achat sans mettre vos stocks en danger. Ces derniers sont renseignés en temps réel grâce à l’automatisation des tâches en arrière-plan de vos autres opérations. La création des bons de commande est simplifiée et, en même temps, ils détaillent la moindre matière première commandée ainsi que leur utilité.

Le PGI établit une liste de fournisseurs fiables et classés en fonction des ressources qu’ils vous vendent. Lorsqu’un achat d’une matière première est nécessaire, vous avez la possibilité de demander son prix à plusieurs approvisionneurs. Ceux-ci vous répondent et vous sélectionnez l’offre qui vous convient sans aucune opération supplémentaire.

En proposant une communication transparente avec vos fournisseurs, vous gagnez en confiance et en sérénité.  Des qualités propices à toute négociation d’achat de matières premières. Avec des stocks jamais épuisés, vous gagnez du temps et vous améliorez votre productivité (Genius ERP).

La gestion de la production et de la fabrication

Même si les matières premières sont livrées dans les temps et en bonne qualité, la fabrication d’un produit à la chaine peut connaitre d’autres difficultés. Des machines vieillissantes ou en manque de maintenance sont susceptibles de tomber en panne et de ralentir la production.  Les employés ne sont pas toujours au complet (grève, maladies, congés, etc.), ni à l’abri de commettre des erreurs dans la fabrication. Enfin, une multitude de facteurs peuvent bouleverser le planning de production et entrainer des retards plus ou moins conséquents comme : 

• les aléas climatiques (tempêtes, inondations…) ;
• les crises sanitaires (épidémies, pandémie mondiale) ;
• des rappels de produits suite à des défauts détectés après la production ;
• des nouveaux règlements qui entrainent une restructuration des procédés ;
• etc.

Le logiciel ERP gère les nomenclatures (ou BOM, Bill of Materials) afin que les ouvriers identifient clairement les composants nécessaires à chaque produit. Une fois les ressources en leur possession, les travailleurs consultent le routage sur le progiciel, c’est-à-dire la feuille de route pour assembler le produit. L’ensemble nomenclature-routage forme le bon de travail, ou Work Order (Captivea). Chaque centre de travail dispose du sien, à l’intérieur de l’entreprise ou chez un sous-traitant, pour que le travail à la chaîne se déroule convenablement.

Non seulement le PGI planifie les ordres de fabrication (OF), mais il réalise également des contrôles de qualité à différentes étapes de la fabrication. Certains logiciels intègrent des modules avancés, comme l’apprentissage automatique ou l’Internet des Objets (IoT), sous forme de compléments ou de plugins/add-ons. Ces outils connectés vérifient les dimensions du produit fini et le comparent à son résultat théorique enregistré sur une image.

À côté de cela, l’algorithme réalise des calculs de besoins nets (CBN) pour anticiper le réapprovisionnement des composants. D’autres indicateurs clés sont renseignés en temps réel, comme le coût de revient ou l’encours de fabrication (Archipelia).

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La gestion des stocks et des entrepôts

Lorsque les produits finis sortent de la chaine de production, ils sont stockés dans les entrepôts en attendant d’être livrés aux clients. Or, le stockage doit être équilibré en permanence, car les risques en cas de surstockage ou de manque de stock sont importants : 

• rupture de production ;
• perte de notoriété en cas de rupture de stock ;
• désorganisation de la logistique ;
• risque de détérioration des produits périssables ;
• immobilisation de la trésorerie ;
• etc.

Les systèmes ERP de gestion d’entrepôt, intégrés à d’autres opérations, veillent constamment à l’optimisation du stock. Les prévisions d’inventaire peuvent être manuelles ou automatiques, mais des rapports sont automatiquement générés pour faciliter le réapprovisionnement (Le Mag IT). Comme l’entreprise est informée de son stock en temps réel, elle permet à ses travailleurs d’être plus réactifs et productifs. Cela peut augmenter, à terme, le nombre de commandes (Genius ERP).

2. Les modules ERP indispensables pour l’administration

Piloter les finances d’une entreprise ne se résume pas à faire les comptes en fin de mois. Les enjeux sont nombreux, partagés entre les obligations fiscales, le suivi de trésorerie ou la gestion des coûts. La moindre erreur s’avère très couteuse pour les finances de la société. C’est pourquoi des ERP administratifs s’occupent d’automatiser un grand nombre de tâches comptables pour augmenter la rentabilité et diminuer les erreurs.

La gestion comptable et financière

Le service de la comptabilité a de multiples tâches à effectuer pour le bien-être économique de l’entreprise. Les employés suivent les opérations comptables, contrôlent les flux d’entrées et de sorties d’argent dans la trésorerie et procèdent aux déclarations fiscales (comme la TVA). Toutes ces tâches prennent un temps de plus en plus considérable et, étant donné les règlementations en vigueur, personne n’a le droit à l’erreur.

Le système ERP centralise toutes les opérations comptables au même endroit. L’enregistrement automatique des données réduit le risque d’erreurs et vos bilans financiers sont plus précis. Comme les données sont traitées en temps réel, vous intervenez rapidement en cas d’écart important entre les couts de fabrication et le budget prévu (Genius ERP). 

En plus de la comptabilité analytique et générale, le progiciel édite le fichier des écritures comptables (FEC). Ce document est obligatoire depuis 2014, sauf pour certains statuts (micro-entreprises, SCI…). Le PGI suit les mouvements sur les comptes tiers (clients et fournisseurs) et gère les décaissements/encaissements selon plusieurs moyens (chèques, virement, espèces, etc.). Pour chaque opération, il déclare et contrôle la TVA selon les normes françaises ou européennes (Archipelia).

La gestion des ressources humaines

Une entreprise tourne correctement lorsque ses salariés sont productifs. Mais il faut pouvoir suivre leurs activités et gérer leurs absences pour les rémunérer correctement. Sans compter le temps consacré à la découverte de nouveaux talents, à leur formation ou à la fidélisation des plus performants.

Le logiciel ERP consacré aux ressources humaines contrôle le temps de vos employés grâce à des systèmes de pointage sur mobile ou écran tactile. À partir de ces données, les fiches de paie sont automatiquement éditées sans erreur. L’intégration du progiciel sur les postes de travail permet d’évaluer la performance des salariés pour améliorer votre productivité et votre rentabilité.

En cas de congés ou d’absences pour diverses raisons, un ERP comme Captivea adapte le planning des équipes en conséquence pour minimiser les conflits d’horaire. Vos salariés restent productifs en toute circonstance.

3. Les modules ERP incontournables pour la stratégie commerciale

Dans un marché où l’expérience client et la réactivité stratégique font la différence, il faut des outils intégrés qui puissent traiter un grand nombre de données. Découvrez comment les modules ERP peuvent vous aider à optimiser vos ventes et à surveiller les performances de votre entreprise en temps réeL

La gestion de la relation client (CRM) 

Cultiver des relations solides avec vos clients est la meilleure stratégie à adopter pour doper vos ventes. Le Progiciel de gestion intégré correspondant au Customer Relationship Management intègre plusieurs fonctionnalités pour vous aider à consolider vos relations : 

• Créer et automatiser les campagnes de courriels type newsletter.
• Récolter et traiter les informations de vos clients pour personnaliser vos échanges.
• Suivre les interactions commerciales.
• Programmer des appels ou des rendez-vous ; gérer de façon générale votre agenda en ligne.
• etc.

À partir de tous ces éléments, vous avez la possibilité de générer des tableaux de bord qui vous servent à prévoir des ventes. Cette fonctionnalité fait partie des éléments indispensables pour une décision rentable (Archipelia).

L’informatique décisionnelle (BI)

L’analyse de toutes les données issues de la partie commerciale ou performances des salariés est intégrée dans la Business Intelligence (BI). Cette composante devient primordiale pour les managers ou chefs d’entreprises afin qu’ils puissent prendre rapidement de bonnes décisions pour l’avenir de l’entreprise.

Le logiciel ERP correspondant les assiste dans cette tâche grâce au traitement des données basé sur l’Intelligence Artificielle. Le module restitue les données sous forme de tableaux de bords, d’indicateurs clés de performance (KPI) ou d’autres outils de visualisation. Ces tableaux ou ces graphiques sont personnalisables en fonction du paramètre que vous souhaitez contrôler (stocks, ventes, etc.). Ils sont facilement exportables sous des formats classiques comme PowerPoint, Excel ou PDF (Archipelia).

Grâce à la mise à jour en temps réel de ces données, les décideurs ont la capacité de prévoir des tendances au niveau de leurs stocks ou de leurs ventes. L’anticipation d’évènements imprévus ou la correction d’écarts dans les couts de production permettent de maintenir une bonne santé financière (Sylob).

4. Conclusion

L’intégration des ERP dans différents secteurs d’une entreprise porte ses fruits de manière considérable. Selon les données de Spark Holyoke, une grosse firme comme Harley-Davidson a diminué de 50 % son temps d’assemblage et de 75 %, son délai de livraison. On note d’autres performances notables, comme la réduction d’erreurs de prévision de 50 % pour Ford Motor Company. Ou encore une augmentation de 20 % pour l’efficacité de production chez le fabricant de chocolat Hershey’s.

Vous l’avez compris, chaque module d’un ERP représente un atout de taille pour vous concentrer sur la production et l’innovation.