La gestion électronique des documents (GED) et la gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont des procédés informatiques essentiels à une entreprise. Ils consistent à gérer des contenus professionnels sur un logiciel accessible à tous les acteurs du projet, en mode SaaS (Software as a service). Bien qu’ils reposent sur la dématérialisation des documents, ces deux logiciels ne servent pas les mêmes intérêts. Le GED traite surtout les documents alors que l’ECM inclut des fonctionnalités plus avancées comme la collaboration ou la gestion des connaissances. En dehors de ces définitions fondamentales, quelles sont les 5 grandes différences entre la GED et l’ECM ?
1. Le contenu : l’une des prinicpales différences entre GED et ECM
La GED ne rassemble que des documents en ligne. Ces fichiers sont sous la forme de courriers papiers numérisés, d’emails ou d’autres documents numériques de format Word, Excel ou OpenOffice. Grâce à leurs métadonnées, ils sont classés dans des dossiers qui traitent, chacun, d’un processus de l’entreprise : comptabilité, plannings, ressources humaines, etc. (source).
La gestion des documents en ligne remplit les objectifs d’économies de matériel (notamment, en papier) et de maintenance. L’indexation des fichiers, à partir de leurs métadonnées ou de leurs mots-clés, facilite leur repérage dans la base de données avec une simple recherche. Néanmoins, certaines entreprises (BTP, manufacture) ont besoin de garder d’autres traces de leurs activités dans le cadre d’un suivi de projet ou d’un contôle réglementaire.
C’est pourquoi l’ECM (Electronic Content Management) est une GED plus vaste qui prend en charge des contenus autres que les documents bureautiques. Elle intègre non seulement les outils de la gestion des documents en ligne, mais également ceux de la Gestion de Contenu Web (WCM) et des portails web. On y trouve :
- des images ;
- des vidéos ;
- des données brutes ;
- des pages Wikis ;
- des pages web ;
- etc. (source)
Le traitement de tous ces contenus répond aux besoins du développement du travail collaboratif ou sur les réseaux sociaux professionnels. Cependant, la prise en main est plus complexe et nécessite un temps de formation plus conséquent (source).
2. Le mode de capture des documents ou des contenus
Comme la gestion repose uniquement sur des documents bureautiques, les outils de capture de la GED n’ont pas besoin d’être très sophistiqués. L’objectif est tout simplement de scanner les documents papier avant de les intégrer dans la base de données. La solution repose sur deux outils de capture largement utilisés, mais qui peuvent être intégrés à des solutions plus avancées pour un contrôle précis du contenu :
- L’OCR (Optical Character Recognition) consiste à traduire une image en texte lisible par l’ordinateur.
- L’OMR (Optical Mark Recognition) extrait les informations à côté d’une case cochée.
Les outils de capture pour l’ECM sont plus avancés que ceux de la GED (source). Outre les deux systèmes cités ci-dessus, le logiciel vous propose trois solutions supplémentaires :
- Le HCR (Handprint Character Recognition) collecte les données manuscrites présentes dans les formulaires, les notes ou les signatures.
- L’ICR (Intelligent Character Recognition) est un outil OCR plus évolué car il peut reconnaître les caractères selon plusieurs styles d’écriture.
- La reconnaissance de code-barres ou des QR codes est utile pour suivre le traitement des produits ou des équipements de l’entreprise.
3. L’automatisation des processus métiers
La gestion des processus métiers (BPM) a pour objectif d’améliorer les performances de l’entreprise, en automatisant par exemple les tâches répétitives. Il peut s’agir de planification d’activités, de process de comptabilité (factures) ou de RH (contrats de travail, congés, etc.) (source). La GED peut gérer les processus les plus basiques de cette liste, tandis que l’ECM propose une automation plus intégrée.
Si la GED est intégrée dans le workflow d’une ERP (Enterprise Resource Planning), elle centralise vos documents et optimise leur flux de travail. Cela veut dire que les acteurs du projet contrôlent tout le cycle de la vie du document, de sa création à son archivage. Cela réduit les erreurs de manipulation, les délais de traitement (jusqu’à 50 %), ainsi que les coûts opérationnels (jusqu’à 45 %) (source).
Cependant, la GED seule ne peut automatiser des processus métiers complexes, ni fournir une visibilité complète sur ces derniers. L’ECM offre un suivi plus poussé du traitement des documents afin de mieux repérer des temps anormaux ou des goulots d’étranglement. De plus, elle crée des liens entre les informations d’un projet et les données comptables. Cela permet l’envoi d’une notification au chef de projet en cas d’impayés (source).
4. La compatibilité avec les besoins métiers et le travail collaboratif
Les acteurs d’un projet peuvent avoir besoin d’une même interface afin de réaliser un travail collaboratif en ligne. Le GED offre cette possibilité de modifier un document en ligne avec un accès sécurisé et une sauvegarde des versions ultérieures. Le partage des informations en temps réel fluidifie la communication entre les équipes ou avec les clients, condition essentielle pour prendre rapidement une décision sur le projet.
Pourtant, les systèmes GED traditionnels peuvent manquer de fonctionnalités avancées comme des annotations en temps réel ou des workflows plus complexes. De plus, leur rigidité peut freiner le besoin d’agilité de l’entreprise. La démarche ECM apporte plus de flexibilité par rapport aux besoins changeants de l’entreprise, ainsi que des outils collaboratifs premium :
- espaces de travail virtuels ;
- outils de gestion de projet intégrés ;
- co-édition en temps réel ;
- etc.
5. L’archivage et la sécurisation de données confidentielles
La GED fournit des outils nécessaires pour la sécurisation des documents. Tous les acteurs du projet n’ont pas forcément les mêmes accès par rapport aux fichiers les plus confidentiels. De plus, des signatures électroniques peuvent être mises en place dès la création ou pour la modification du document, afin que celui-ci soit conforme (source). Des coffres-forts électroniques sont mis à la disposition des utilisateurs pour protéger les données archivées les plus sensibles.
Pour éviter la création systématique d’un nouveau système de sécurité pour chaque nouvelle donnée, l’ECM repose sur un système plus global. Ainsi, les utilisateurs gardent leur rôle d’éditeur ou d’administrateur, qu’importe la provenance du contenu (document numérique ou site web). Les contenus rangés dans le SAE (Système d’archivage électronique) sont protégés à long terme : ils ne peuvent être ni modifiés, ni partagés par n’importe qui. De plus, plusieurs fonctionnalités avancées permettent de mieux se protéger des cyberattaques (source) :
- contrôle d’accès aux informations ;
- surveillance des données de connexion ou de déconnexion ;
- suivi de l’édition des documents ;
- restrictions sur l’ouverture ou le téléchargement des données.
6. GED ou ECM : quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ?
Grâce à sa simplicité et à sa gestion des documents papiers, la GED peut suffire pour des petites entités comme les TPE ou les PME. Une entreprise comme Calzedonia France a choisi une GED pour gérer les factures des fournisseurs. Les reponsables se montrent satisfaits de l’ergonomie de la plate-forme, ainsi que le workflow ou la gestion de la base de données clients. Ils reconnaissent la réduction des coûts par rapport à la gestion du papier (source). Certaines collectivités dans des secteurs d’activités variés (immobilier, santé, BTP, etc.) font également appel à cette solution.
L’ECM convient davantage à des entreprises plus importantes, qui ont besoin de traiter des contenus très diversifiés. Ces données sont présentes en grand nombre, d’où la nécessité d’automatiser leur traitement pour gagner en efficacité. Cet investissement demande un grand nombre de ressources matérielles (hébergement, logiciels, outils de capture), ainsi que des ressources humaines suffisantes. Mais, à l’image de Docuware, les professionnels apprécient la rapidité des processus, l’efficacité de la communication entre membres, ainsi que la sécurité numérique des contenus.
L’ECM est un GED plus avancé qui permet de gérer divers contenus, tout en améliorant leur sécurité en ligne, l’automatisation des processus et le travail collaboratif. La GED classique suffit aux petites entreprises si leur besoin consiste à numériser les documents administratifs. Si vous souhaitez l’intégration d’une gestion électronique des documents dans votre application web, n’hésitez pas à faire appel à nos services sur mesure.
