De la preuve de concept sur Excel à une application web

Ces dernières années, bon nombre d’entreprises ont pris contact avec notre agence de développement parce qu’elles envisageaient de créer une application (ou logiciel) sur mesure pour répondre à leurs besoins métier très spécifiques. Elles avaient la plupart du temps élaboré une première version de test que l’on appelle également « preuve de concept » ou POC, pour « Proof Of Concept ».
Bien souvent celle-ci était réalisée à l’aide d’une feuille de calcul Excel.

• Ce document tableur était alors utilisé comme contexte pour :
• la saisie de données (formulaire)
• de calculs (règles métier)
• l’affichage de résultats

comme pourrait donc le faire une petite application. Mais bien évidemment tout cela était très limité et limitant.

La validation du besoin par la preuve de concept sur Excel

Pour des applications très simples dont l’objectif est de saisir des données, il peut y avoir plusieurs avantages à passer par une petite preuve de concept (POC) :
Que ce soit par un document Excel ou autre, le POC permet de poser sur le papier les besoins de l’entreprise, puis d’acquérir un certain niveau de maturité dans l’expression de ceux-ci.
D’une certaine manière ce POC sert en partie de cahier des charges. Il met en œuvre certaines fonctionnalités, données et logiques métier qui peuvent s’y associer et que l’on interrogera dans tous les cas pour définir et concevoir le logiciel final. Ce document Excel donne enfin la possibilité de tester sur le terrain certaines caractéristiques du futur logiciel, sa légitimité, son utilité, son gain et sa potentielle acceptation par les futurs utilisateurs. Ces derniers peuvent d’ailleurs être inclus dans la réflexion par leur participation dès lors qu’ils partagent leur vision, leurs idées et cas d’utilisation.

Mais le document Excel pose évidemment bon nombre de limitations importantes et ne peut pas remplacer une application bien pensée :

• Les « fonctionnalités » du document restent très basiques
• Le document Excel peut se corrompre dans le temps, peut être supprimé par erreur ou malencontreusement écrasé par une version antérieure…
• L’expérience utilisateur est vraiment très limitée
• Un même document sera difficilement utilisable par plusieurs utilisateurs simultanément
• Etc.

Excel pour appréhender les 3 couches de la future application

Comme annoncé, un document Excel orientera la réflexion du logiciel à venir selon 3 niveaux.
Ce n’est bien entendu pas la manière idéale de procéder, mais elle est le reflet de ce que beaucoup d’entreprises font dans un premier temps et parce qu’après tout, elles se débrouillent souvent comme elles le peuvent.

La saisie des données

Dans ce premier niveau, l’organisation de la feuille d’un tableur Excel (pour Windows), Numbers (pour OSX) ou encore Sheets (de Google), permet de bien appréhender la liste des champs de saisie. La représentation par ligne et colonne offre une organisation simple des labels et des cellules de saisie de valeurs. On plonge dans une vue d’ensemble que l’on peut faire évoluer dans le temps. On retrouvera un peu tous les types de champs communément utilisés dans le web : champs de saisie, case à cocher, liste déroulante etc. Enfin, l’apparition de certains champs peuvent être conditionnés par d’autres. Et les items de menus déroulants peuvent être associés à une liste gérée sur un autre tableau. On y retrouve alors souvent la logique d’un panneau de configuration, quand l’une des feuilles de calcule contient des données servant de paramétrage à des éléments exploités ailleurs.

Le traitement des données

Là encore, il sera possible de créer des relations entre différentes cellules d’un tableau par des formules de calculs et des conditions. Ce sont d’ailleurs les ingrédients d’une certaine logique métier : l’implémentation de l’algorithmique par de opérations logiques et des calculs. Dans certains documents complexes, c’est du reste souvent la partie la plus difficile à maintenir dans le temps et à appréhender quand un utilisateur doit le faire évoluer. Cependant l’équipe en charge du développement de l’application web pourra y trouver un certain nombre d’informations importantes pour bien comprendre comment implémenter telle ou telle opération.

L’affichage des résultats

Une fois les traitements appliqués, la feuille de calcul retournera les résultats qui pourront alors s’afficher sous la forme de textes ou de graphiques par exemple. Cet aspect est tout-à-fait essentiel dans l’expression des besoins car il permet de se poser les bonnes questions sur ce que l’on attend au final. Qu’ai-je besoin d’afficher ? De quels types de données ? Quelle forme serait la plus pratique pour me permettre une lecture compréhensible des résultats ? Nous avons d’ailleurs observé souvent deux types de vues :

• Les reportings ou comptes rendus : cette partie est souvent imprimée en sortie Pdf pour être envoyée à une équipe ou des clients. L’objectif est d’avoir un récapitulatif des données résultant des saisies.
• Les dashboards ou tableaux de bord : on retrouvera bien volontiers ce type de présentation au sein d’une équipe de production, pour le pilotage de leurs activités.

Bien entendu, certains documents Excel exploitent ces deux types de vues. Il n’y a en cela pas vraiment de limitation.

De Excel au développement d’un logiciel

C’est donc ce que l’ensemble du document Excel présente qui pourra être traduit dans une certaine définition des besoins. Évidemment cela devra être largement complété par un chef de projet. En effet, quand on travaille sur Excel, on prend vite l’habitude de réfléchir en fonction de sa connaissance du tableur.
C’est donc très limitatif. On part du « comment je sais faire » pour définir le « que vais-je faire ».
Dans la réalité, il faut faire exactement l’inverse ! On partira plutôt d’une réflexion purement sur le papier et on utilisera ensuite l’outil le plus adapté pour y répondre.
On réfléchit donc au « de quoi ai-je besoin » et on y répondra par le « comment on va le mettre en œuvre ».
Voilà pourquoi dans les 2 cas, il sera incontournable pour le bien de votre projet, que vous soyez accompagné par un chef de projet sur les phases de définition et de conception.
Encore une fois, l’élaboration d’une première étape conceptuelle réalisée sur un fichier Excel permet de mûrir son besoin et donc de maîtriser aussi son projet face à une future équipe de développeurs.

Définition et conception

Pour récapituler cette phase, le chef de projet de l’agence digitale retenue synthétisera vos besoins dans un cahier des charges qui décrira aussi très précisément les fonctionnalités, les utilisateurs, leurs rôles, les cas d’utilisation, les spécificités techniques, l’arborescence, etc.
Des wiframes, qui sont des vues schématiques de l’application (sans habillage graphique), seront réalisés pour vous permettre de bien saisir et valider les éléments présents sur chaque vue. La navigation entre les vues du logiciel sera parfaitement décrite de manière à s’accorder sur la circulation de l’utilisateur dans l’application.

Production et livraison

Quand on sait ce que l’on veut et comment on le veut, la phase de production peut alors démarrer. Le web designer ou mobile designer s’appuiera sur le vocabulaire de votre charte graphique d’une part et sur les wireframes d’autre part, pour imaginer graphiquement toutes les vues de votre application. Cela sera très pratique pour vous permettre de bien appréhender l’application finale. Vous vous rendrez alors totalement compte de tout le bénéfice d’une expérience utilisateur efficace ! La phase qui suit enfin est celle du développement de votre application. C’est la partie la plus « informatique » puisqu’il s’agit purement de coder l’application, c’est-à-dire d’écrire les nombreuses lignes de code qui constitueront le programme de votre logiciel. Enfin il faudra bien tester l’application pour valider que le résultat est parfaitement conforme à vos attentes.

Brandez votre application !

Cela peut paraitre évident, mais il est absolument indispensable de donner un nom à votre application ! Elle doit refléter la réalité de son usage et de son contexte. Tout comme le design, un bon nom participe aussi à l’envie d’utiliser ce à quoi il se rapporte.
Personne n’a envie d’ouvrir un document qui s’intitule copie_reporting_data_T3_2021_v4.xls !
Par contre ouvrir l’application dénommée d’une douce ou dynamique consonance impliquera davantage de motivation. La cerise sur le gâteau est de lui offrir également un logo original.

Conclusion

Poser son besoin sur le papier en passant par exemple par l’élaboration d’un outil via Excel peut être une très bonne chose. Transformer ensuite ce document Excel en application impliquera de suivre les étapes de tout projet de création de logiciels. Une agence de développement de création d’application web et mobile saura en principe y répondre. Mais il faut toutefois veiller à valider que l’agence a bien cette appétence et expertise d’ingénierie logiciel et vous savez quoi ? C’est notre cas 🙂