L’extranet Bagelstein, retour d’expérience !

Notre client Bagelstein raconte…

Aujourd’hui notre agence vous ouvre ses portes sur ce qui a été dès le début une collaboration très enrichissante avec Bagelstein. Nous vous proposons de découvrir les grandes lignes de ce développement sur mesure, d’une application de gestion de la production, de commandes, de livraisons, de facturations et bien encore… écrite avec Ruby on Rails.

Rencontre avec Thierry Veil, fondateur

Pour celles et ceux qui ne connaissent pas encore Bagelstein, pourriez-vous nous rappeler ce qu’est Bagelstein?

T.Veil: Bagelstein est une enseigne de restauration rapide se déployant sur le modèle de la franchise et proposant à ses clients des produits ultra frais dans un univers déjanté.

Quel est précisément votre rôle au sein de cette Franchise ?

T.Veil: J’en suis le fondateur et le Président.

L’une des qualités de Bagelstein est de proposer des produits frais. Qui les préparent et de quelle manière les restaurants sont-ils quotidiennement approvisionnés?

T.Veil: Nous fabriquons tout ce que nous vendons et nous ne congelons rien! Nos denrées sont préparées et cuites à partir d’ingrédients nobles dans nos 3 cuisines centrales. Nos boutiques passent une commande chaque soir à nos cuisines centrales qui fabriquent la nuit et livrent au petit matin.

Au moment de votre rencontre avec Idéematic, quelle était en terme d’applicatif l’organisation initiale de votre production (catalogues produits, commandes, facturation,…) ?

T.Veil: Avant notre rencontre avec Ideematic nos boutiques envoyaient un mail avec un tableau Excel pour passer leur commande

Que vous a alors proposé Idéematic ?

T.Veil: Ideematic nous a proposé de créer sur mesure un outil de commande reposant sur un extranet permettant aux franchisés de se connecter sur un site pour passer leurs commandes et aux cuisines centrales de récupérer les infos en fonction de leur besoin pour générer la fabrication.

Pourquoi faire le choix d’une application créée spécialement pour vous et sur mesure, plutôt que d’utiliser un logiciel qui avait déjà fait ses preuves ?

T.Veil: Nos besoins étaient spécifiques et nous avons profité des savoirs-faires d’Ideematic pour faire de la haute couture de site web de commandes.

Pourquoi avez vous choisi de travailler avec cette agence et qu’est-ce qui vous a convaincu ?

T.Veil: Nous avons été convaincu par la connaissance métier associée à des compétences techniques ainsi que la flexibilité de l’équipe.

Comment se sont passés les échanges autour de l’expression de vos besoins ?

T.Veil: Nous avons d’abord passé du temps à comprendre nos besoins en boutique, en cuisine centrale et en bureaux

Y’a-t-il eu des réunions du genre, tous autour d’un grand tableau blanc avec du café et des idées qui fusent ?

T.Veil: Oui de nombreuses idées parfois farfelues parfois réalistes ont germé devant ce tableau durant des heures mais toujours de manière constructive

Le café était-il bon ?

T.Veil: Les idées l’étaient !!

Que retenez-vous de ces moments intenses d’échanges ?

T.Veil: Une manière conviviale de tripoter des idées et des sujets jusqu’à la substantifique moelle.

Combien de personne au sein de votre franchise, utilisent votre application ?

T.Veil: Environ 250 personnes

Quel est l’enjeu de cet extranet ?

T.Veil: Permettre aux franchisés de passer sereinement leurs commandes, aux cuisines centrales de les traiter et au back office de les analyser.

Depuis sa mise en production, cette application web a-t-elle fait apparaître beaucoup d’anomalies (bug) ?

T.Veil: Les bugs ont été corrigés au fur et à mesure

En trois ans, combien d’interruption de service avez-vous connu ?

T.Veil: 1 seule

Votre extranet de production a-t-il évolué au fur et à mesure des années ? et pourquoi ?

T.Veil: Oui notre extranet a évolué pour faire face à nos nouveaux besoins liés à la croissance du réseau

Description de l’extranet développé par Idéematic pour la gestion de la production

Les magasin

À partir d’un catalogue de produits, un restaurant Bagelstein peut passer commande de produits alimentaires ou de matériels depuis une interface responsive. La commande peut-être associée à une livraison pour le lendemain ou programmée à une date ultérieure.

Dès la commande enregistrée, elle sera transmise au laboratoire associé et accessible depuis son extranet.

Les laboratoires de production

Chaque Laboratoire gère son propre catalogue de produits et ses états.

Pour chaque commande, le laboratoire accède :

• au bon de commande
• au bon de livraison
• à la facture

Les Administrateurs

Le réseau de franchisés augmentant chaque mois, l’administrateur peut depuis son interface gérer :

• les entités magasin (avec des utilisateurs associés)
• les entités laboratoire (avec des utilisateurs associés)
• les dépendance entre un magasin et un laboratoire
• l’ensemble des aspects liés à la finance

Décomposition du projet

Le rôle d’Idéematic pourrait se résumer de la manière suivante :

• expression des besoins avec le client
• conception de l’ensemble de l’application
• développement des fonctionnalités avec Ruby on Rails
• mise en production
• hébergement dédié de l’extranet depuis 3 ans