Application en ligne vs progiciel en local. Comment choisir ?

Répartition des tâches, gestion des ressources, suivi de l’avancement des projets, optimisation de la relation client. Votre entreprise, qu’elle soit grande, moyenne ou petite, a besoin d’outils performants pour l’organisation de l’ensemble de ses opérations quotidiennes. Deux types de solutions informatiques existent pour y répondre : le progiciel installé sur votre ordinateur ou l’application web.

Quelles sont les différences entre les deux et laquelle est la plus adaptée aux exigences de votre société ?

S’équiper en outils de travail digitaux

Département marketing et commercial, comptabilité, gestion client, SAV. À l’ère du numérique et de la transformation digitale, une bonne partie de vos collaborateurs utilisent peut-être déjà des outils digitaux pour effectuer leurs tâches. Pour le stockage et la sauvegarde des données, pour communiquer, pour partager les informations entre eux, pour la définition des opérations publicitaires, pour suivre une formation, etc. ERP, CRM, ou autres outils de travail, leur permettent d’être plus productifs, réactifs et performants. Les process sont simplifiés et améliorés.

Pour équiper vos équipes, le premier réflexe est souvent de voir ce qu’il existe en logiciel à installer sur leurs postes. La notion d’application web nous est beaucoup moins familière.

Progiciel versus application en ligne

Pourtant, progiciel et application web permettent à vos équipes d’exécuter de la même manière des actions sur leurs supports informatiques. En effet, pour l’organisation de vos projets par exemple il existe des logiciels de gestion clé en main à installer sur vos postes tels que Microsoft Project, WorkPLAN Entreprise, etc., mais les solutions en ligne peuvent en faire de même. Asana, Basecamp, Redmine, Zoho Projects, les exemples ne manquent pas.

Pour y voir plus clair, voici une définition des deux possibilités.

Qu’est-ce qu’un progiciel ou logiciel métier ?

Le progiciel est composé du mot produit et logiciel. C’est un ensemble de programmes fourni par un éditeur. Il peut être constitué d’un ou plusieurs logiciels et s’adresse en général à des sociétés qui désirent simplifier un maximum de tâches spécifiques à leur activité.

Son architecture est physiquement présente dans votre entreprise. Il nécessite d’être installé sur vos serveurs. Pour chaque poste ou utilisateur, vous devez payer une licence. Cela revient souvent très cher surtout quand on doit équiper tout un parc informatique. Des mises à jour régulières et de la maintenance doivent être faites. Il faudra acheter une version compatible Mac ou PC selon vos ordinateurs. En effet, un logiciel est écrit pour un système d’exploitation en particulier. 
Il faut noter toutefois qu’on observe actuellement une migration de ces outils vers les tablettes et mobiles pour plus de facilité d’utilisation.

Vous pouvez trouver sur le marché des logiciels métier clé en main de toutes sortes. Vous pouvez également en faire développer un.

Qu’est-ce qu’une application en ligne ?

Elle n’est pas installée sur votre ordinateur, mais vous y avez accès depuis votre navigateur web grâce à une connexion internet. Elle est hébergée sur un serveur distant, sur le cloud. Vos datas y sont stockées et sauvegardées. C’est un SaaS (Service as a. Software). Vous vous y connectez à l’aide d’un login et un mot de passe, comme votre fil bancaire par exemple. Ce type d’outil de travail en ligne est donc accessible depuis partout et sur tous les supports connectés (tablette, mobile, etc.). Elle peut être en mode payant ou gratuit.

Elle est réalisée grâce aux technologies qui servent également à créer des sites internet. Les mêmes langages informatiques sont utilisés.

L’application qui couvrira les besoins de votre organisation peut déjà exister et dans ce cas vous vous y abonnez. Sinon, il va falloir la faire concevoir par une agence digitale. Son développement est tout à fait abordable.

Voici les principales différences entre ces deux solutions.

Mais laquelle choisir ?

Pourquoi choisir une application en ligne ?

• Un outil sur mesure : L’application web est très souple. Elle est faite sur mesure. De ce fait, sa prise en main en est simplifiée par rapport à un progiciel. En effet, celui-ci présente souvent toute une série de fonctionnalités dont vous n’aurez pas forcément besoin. Les éditeurs conçoivent des packs censés contenter toutes les attentes possibles des utilisateurs. Ces solutions seront donc assez lourdes, figées et chères.
• Une diminution des coûts 
: Si vous faites le choix d’un outil de travail en ligne, vous n’aurez pas de lourds investissements de base. En effet, vous payez par abonnement mensuel l’offre sur mesure sélectionnée. Vos frais seront donc étalés dans le temps et correspondent à vos besoins, pas plus. Par ailleurs, il n’est plus utile de disposer de toute une infrastructure propre et de s’acquitter d’une licence pour chaque poste.
• La disponibilité de votre outil
 : Toute votre équipe pourra utiliser un service en ligne, et même vos clients et prestataires. Que certains soient sur PC ou d’autres sur Mac, qu’importe ! Il suffira qu’ils se connectent au dispositif via leur navigateur web. Votre outil sera ainsi disponible 24 h/24 et de partout dans le monde.
  Par contre, il faut noter qu’un logiciel installé sur votre ordinateur est opérationnel hors ligne. Vous ne dépendez pas d’une connexion internet.
• La centralisation de vos datas
 : Autre avantage de taille avec un logiciel sur le cloud : vous bénéficiez d’une centralisation de vos données. Plus de problèmes pour savoir qui a fait quoi et à quel moment ! Toutes les informations se trouveront au même endroit et sont facilement partageables. Un outil en ligne est idéal pour un travail collaboratif performant.
• La question de la sécurité : Avec un logiciel installé sur vos ordinateurs, votre activité dépend du bon fonctionnement de votre matériel. Avec une application web, vous ne risquez plus de tout perdre si ceux-ci plantent. Des sauvegardes automatiques sont faites et hébergées dans de grands datacenters. Cependant, pour être assuré de la sécurité, de la confidentialité et de l’intégrité de vos datas, il est important de faire appel à un prestataire vous offrant des garanties claires et des dispositifs de protection contre les failles de sécurité web.
• Une solution évolutive et innovante : Un outil de travail en ligne est évolutif. Il peut se transformer, adopter de nouvelles fonctionnalités selon vos besoins. Vous pouvez ajouter, supprimer des modules à l’envi… Et pour cela, vous n’aurez pas à faire de mises à jour sur chaque ordinateur. Tout est externalisé. L’agence qui l’a conçu pourra faire des actualisations, mais aussi de la maintenance à distance. Toute votre équipe en profitera conjointement et instantanément sans devoir solliciter une quelconque aide informatique.

Quelques exemples d’applications en ligne

Gestion de l’information, de la production ou des contenus, les solutions en ligne peuvent répondre aux besoins de tous les secteurs. Faciles d’utilisation, aux fonctionnalités sur mesure, elles ont le vent en poupe.

Voici quelques exemples :

• Un outil de gestion des crèches et des garderies saisonnières. Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées, il permet de prendre rapidement les réservations, de centraliser toutes les informations sur les enfants, d’offrir un paiement en ligne, etc. L’ensemble du dispositif est accessible depuis un simple navigateur web. Que le collaborateur soit dans son bureau, en télétravail, ou en déplacement, son activité peut se poursuivre.
• Un outil de gestion de projet en ligne très populaire, Redmine. Il garantit une gestion des équipes, des documents et un suivi des projets efficaces. C’est une application open source gratuite et performante.

CRM, ERP, gestion de projets, vous avez besoin de nouveaux outils. Entre une application sur le cloud, un progiciel ou logiciel métier installé sur votre ordinateur, vous pensez qu’une solution vous convient plus qu’une autre. Selon votre activité et vos attentes, il est possible de faire concevoir un outil sur mesure qui vous permettra de gagner du temps et de l’argent.

Et si vous passiez par la création de votre logiciel de gestion ?