Qu’est-ce que la gestion de projet en ligne ?

Planification, définition des objectifs, répartition des ressources et des tâches entre les équipes, élaboration de rapports, suivi de la réalisation. Gérer un projet nécessite de mettre tout en œuvre pour garantir son bon déroulement à chacune de ses étapes. Pour vous aider dans votre mission et engager au mieux vos collaborateurs, un logiciel de gestion de projet en ligne gratuit ou payant vous assure d’organiser efficacement tous vos process.

En quoi consistent-ils et quels sont les multiples avantages et possibilités qu’ils proposent ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet en ligne ?

Il s’agit d’un outil qui va vous permettre de planifier, d’organiser et de gérer l’ensemble des tâches de vos équipes du début jusqu’à la fin de vos projets. Grâce à lui, votre travail n’est plus réparti sur un grand nombre d’outils différents. Vous en utilisez un seul et ne risquez plus de perdre de vue des éléments importants.

Vous trouverez sur le marché deux types de solutions d’organisation de projets : « On premise » (ou Offline) et sur le cloud (ou Online). Ils peuvent être gratuits ou payants.

• La première possibilité consiste en l’installation d’un logiciel sur les serveurs de votre entreprise. Vous payez une licence par poste et devez disposer du matériel informatique nécessaire. L’architecture de votre dispositif est physiquement présente au sein de vos locaux.

• La version « Online » vous permet de souscrire à un service sur le cloud, un SaaS. En mode gratuit ou sur abonnement, votre dispositif est alors accessible depuis un simple navigateur web, de partout et depuis n’importe quel support connecté (tablette, smartphone, ordinateur portable, etc.). Application web ou mobile, une interface centralisant toutes les informations donne accès aux utilisateurs à tous les services et leur garantit de travailler où qu’ils soient. Toutes vos données sont stockées, sauvegardées et mises à jour en temps réel sur un serveur distant. Vous n’avez pas à vous préoccuper de la maintenance de vos outils. Le prestataire choisi s’en occupe.

Les deux types de dispositifs de gestion présentent des avantages et des inconvénients. Nous allons aborder ici tous les bénéfices dont peuvent profiter votre organisation dans sa version sur le cloud.

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ? Lire l’article dédié

Une planification facilitée de vos projets

Votre outil de gestion de projet « Online » vous permet de planifier avec rigueur vos missions simples ou complexes.

Jalons, listes de tâches, sous-tâches, organisation des missions dépendantes, de multiples fonctionnalités vous assurent de pouvoir décomposer l’ensemble de vos projets en unités faciles à gérer. Vos collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire et peuvent estimer le temps dont ils disposent.

Vous pouvez annoncer des délais précis à votre clientèle et les respecter.

Une visualisation claire de la progression des tâches

L’organisation des tâches est visuellement facilitée.

En effet, selon l’outil connecté choisi, vous allez pouvoir disposer d’un système visuel de gestion de projet : soit celui dit de Kaban (dans l’application gratuite Trello) soit le Diagramme de GANTT. Tous deux vous permettent de voir l’avancement de vos projets en un seul coup d’œil. Quantité, durée, date de début et de fin de chaque tâche et leur propriétaire, tous les détails se distinguent et aucun élément de vos projets ne peut être négligé.

Goulots d’étranglement ou retards, vous avez une vision en temps réel des problèmes éventuels rencontrés dans l’exécution d’un projet. Par conséquent, vous pouvez les résoudre rapidement.

Une gestion centralisée des documents

Rapports, maquettes, feuilles de calcul, commentaires, messages, notifications, etc. Toutes les données indispensables à la gestion de vos projets sont centralisées au même endroit. Elles sont stockées, organisées, sauvegardées à distance, mais aussi consultables et partageables sur une interface unique. De ce fait, tous les utilisateurs disposent par exemple des versions les plus récentes des documents et ne peuvent plus rien manquer ni perdre.

Qu’ils soient au bureau ou en télétravail, l’information circule, la communication est facilitée.

Le support idéal du travail collaboratif

Une solution de gestion connectée est le support indispensable du travail en équipe. Les collaborateurs disposent de toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin pour avancer en temps voulu. Avec une simple connexion internet, ils peuvent aisément communiquer et coopérer dans l’objectif d’atteindre un but commun.

Une collaboration transparente sur l’ensemble de vos projets

De plus, un tel instrument vous permet de réunir toutes les parties prenantes d’un projet. Prestataires, clients, fournisseurs peuvent profiter de la même application que vos collaborateurs. Pour garantir un niveau de sécurité optimale, un administrateur gère alors les différentes autorisations d’accès.

Une intégration rapide à vos outils existants

Tous vos outils professionnels existants peuvent être intégrés à votre dispositif d’organisation de projet connecté. Depuis son interface, vous pouvez accéder aux applications et fonctionnalités supplémentaires dont vous avez besoin, tels un CRM, un logiciel de messagerie, un logiciel de stockage de fichiers, etc.

Un logiciel de gestion de projet gratuit ?

Vous trouverez sur le web de nombreux dispositifs gratuits d’organisation de vos projets. Trello, FreedCamp, Zoho Projects, Asana, etc. Avant d’en choisir un, veillez à bien étudier leurs conditions d’utilisation et à vous poser les bonnes questions concernant vos attentes. Certains sont gratuits jusqu’à un certain nombre d’utilisateurs, d’autres proposent des fonctionnalités gratuites restreintes ou un espace de stockage limité par mois, etc.

Projets simples ou complexes, petites, moyennes ou grandes structures.

Un outil de gestion de projet « Online » s’adapte à vos équipes et à votre organisation.

Il vous permet d’augmenter la performance de vos collaborateurs, d’optimiser la satisfaction de vos clients et la productivité de votre entreprise.