À quoi sert un logiciel de gestion de projets ?

Définition du travail à réaliser, répartition des missions entre les équipes, suivi de l’avancement de la production, livraison au client dans les bons délais. La gestion de projet nécessite de mener plusieurs actions efficacement pour atteindre ses objectifs. Afin d’échapper à la multiplication des réunions, d’améliorer votre productivité et de développer votre activité, l’acquisition d’un logiciel de gestion de projet peut vous faciliter la tâche.

Voici un tour d’horizon de toutes les fonctionnalités qu’une telle solution peut vous proposer.

Planifier ses projets et répartir les missions

Pour bien assurer la gestion d’un projet, il est fondamental d’en structurer les différents aspects. Les coûts, les délais, les besoins, les ressources disponibles doivent être abordés. Toutes ces informations constituent son cahier des charges. Un logiciel de gestion de projet est un outil complet qui va vous aider à mettre en place rapidement et plus efficacement toutes ces actions nécessaires :

• La création et la planification des étapes de vos projets : Il vous permet de planifier vos projets, de les découper en plusieurs phases, d’indiquer pour chaque mission une valeur de travail prévu, un ordre de priorité, des contraintes de délais, etc. Vous pouvez de ce fait proposer des échéances aux différents partenaires et prestataires avec lesquels vous travaillez. Votre organisation est optimisée, vos délais sont tenus.

• L’évaluation de vos ressources et la répartition des tâches entre les collaborateurs : Votre solution de gestion vous donne une vision d’ensemble de votre projet. Ainsi, il facilite l’évaluation et l’affectation des ressources matérielles, humaines ou virtuelles nécessaires à sa réalisation. Sur un tableau de bord accessible par tous, un calendrier détaillé définit les interventions de chacun.

• La maîtrise des risques dans la gestion de projet : La disponibilité de vos collaborateurs est visible en un coup d’oeil. Vous pouvez prendre des décisions rapides et pertinentes en cas de retards éventuels et même les anticiper.

• Le diagramme de Gantt : De nombreuses solutions proposent la création et l’utilisation d’un diagramme de Gantt pour la gestion de chaque projet. Celui-ci permet de visualiser simplement sous forme d’image les différentes tâches d’un projet et leurs échéances.

Suivre l’avancement de ses projets en temps réel

L’exécution d’un projet nécessite un suivi en temps réel. Sa conduite doit être souple, agile.

Il est fondamental de pouvoir constater que les travaux avancent, que la trajectoire est bonne et qu’aucun retard n’est pris par vos équipes. Cela permet d’informer et de rassurer le client du parfait déroulement de la mission.

Pour se faire, la solution de gestion de projet vous offre une vue d’ensemble claire et actualisée du portefeuille de vos projets en cours. Vous pouvez sélectionner la provenance des données qui vous intéresse à l’aide de différents tris (par équipe, par dossier, etc.), visualiser les heures réalisées par vos collaborateurs et l’état d’avancement de leurs missions.

Dès lors, les disponibilités de vos ressources étant visualisables, vous êtes à même de réajuster votre organisation en fonction des événements.

Là également, le diagramme de Gantt est utile. Dynamique, il recalcule automatiquement les dates et durées de toutes les missions quand l’une d’elles est modifiée. Certaines applications proposent le système Kanban pour le faire.

Améliorer la communication entre les équipes et favoriser leur collaboration

Pour que la gestion de l’ensemble du portefeuille de vos projets se déroule sans encombre, les équipes doivent bien communiquer entre elles et pouvoir partager des informations mises à jour instantanément.

• Le logiciel de gestion de projet centralise toutes les données indispensables relatives à chaque projet. Elles sont accessibles par les utilisateurs en un seul endroit. Les pièces jointes d’un email ne sont plus perdues, la nouvelle version d’une maquette n’est plus réservée à une partie de l’équipe, etc. Commentaires, forum de discussion, chat, notifications, de nombreuses fonctionnalités permettent aux collègues de se partager les fichiers, de mieux communiquer entre eux et de se tenir informés sans délai sur l’avancée du travail. C’est un logiciel collaboratif par excellence. Clients et fournisseurs peuvent aussi avoir accès à la plateforme en mode public. En effet, des administrateurs peuvent mettre en place des niveaux de sécurité différents en fonction des utilisateurs.

• Par ailleurs, votre solution peut s’intégrer à vos outils de travail existant. Ces derniers s’y connectent facilement et rapidement.

Partager vos projets grâce à l’acquisition d’une solution connectée

Vos collaborateurs sont mobiles, votre outil de gestion de projet peut être connecté, c’est-à-dire accessible en ligne. Depuis un navigateur web, il est adapté à tous les supports et consultable depuis n’importe où. Il est alors en mode Saas. Hébergé sur le cloud, il est disponible sur abonnement ou gratuit (freemium), peut être évolutif, et n’utilise pas les ressources informatiques de votre entreprise.

Logiciel en local, application sur le cloud, sur abonnement ou gratuit ?

Installé sur vos ordinateurs en local, hébergé sur le cloud, en Open source, gratuit ou sur abonnement. Selon les besoins de votre organisation, vous pourrez vous tourner vers un produit adapté.

Il existe par exemple des versions gratuites disponibles en ligne (ou freemium) de plus en plus innovantes. Elles ont l’avantage de vous permettre de structurer vos projets sans coût. Ses applications sont cependant souvent restreintes (espace de stockage et nombre d’utilisateurs limités par mois, fonctionnalités réduites, etc.). Par ailleurs, la sécurité et la confidentialité de vos données n’y sont pas garanties.

D’autres versions sur le web sont disponibles sur abonnement. L’entreprise paie pour le service qu’elle utilise.

En mode Open Source, votre entreprise va disposer d’un outil (gratuit ou payant) dont le code source est laissé en libre accès. Vos développeurs peuvent l’adapter à vos besoins métiers et l’intégrer idéalement dans votre système d’information.

Suivre ses projets après livraison

L’utilisation d’un outil de gestion de projet ne s’arrête pas à la livraison du produit au client. Il permet également de constater les écarts éventuels entre les prévisions établies et la réalisation concrète de la mission. Il offre la possibilité d’archiver les différents projets remplis par les équipes et d’envisager la meilleure manière d’appréhender les suivants.

Un logiciel de gestion de votre portefeuille de projets est l’accompagnement idéal, complet et agile de l’activité de votre entreprise au quotidien. Il simplifie la planification des différentes missions et le flux de travail. Il favorise également la collaboration des équipes. C’est un dispositif qui vous permet d’organiser tout ce dont vous avez besoin pour réaliser vos projets depuis un seul endroit.

Il est l’allié de votre productivité.