La gestion de documents en ligne

Chercher un contrat 2 minutes avant une réunion, oublier de mettre à jour un rapport important, ne pas en sécuriser l’accès, avoir des documents en plusieurs exemplaires et dans plusieurs version… Dans une entreprise, la mauvaise gestion des documents en interne est synonyme de perte de temps et représente au bout du compte un coût financier parfois important. Des outils en ligne existent. Ils facilitent le travail des équipes et améliorent leur productivité. Quels sont leurs avantages ?

1) Pourquoi opter pour une gestion de documents en ligne ?

La gestion électronique de documents (GED) est souvent associé au modèle économique Saas (Software as a Service) qui permet à l’entreprise de s’abonner à une solution hébergée. Les données y sont stockées et les mises à jour sont faites à distance. Comparée à un logiciel acheté installé sur les ordinateurs de chaque collaborateur, cette solution garantit de faire des économies en matériel et en maintenance. Flexible et abordable, elle est idéale pour les petites structures telles TPE, PME et PMI. En générale ces sont lotions proposent un client web, desktop et mobile. Voyons en quoi ce dispositif optimise la gestion des documents.

2) Chercher et trouver ses documents rapidement

Une solution de gestion de documents en ligne vous fait gagner du temps. Les recherches interminables d’une pièce jointe indispensable à votre travail sont de l’histoire ancienne. L’ensemble de vos documents, mais aussi ceux de vos collaborateurs sont centralisés sur un serveur distant. Vous trouvez rapidement ce que vous voulez consulter et de la manière qui convient le mieux à vos besoins : par client, par projet, par date, etc.

3) Un stockage et des documents sécurisés

Vos documents sont stockés et sauvegardés à distance sur le cloud. Ils y sont en sécurité, hébergés sur un matériel performant. En cas de besoin, vous pouvez même en réhabiliter des versions précédentes comme avec Dropbox par exemple.
Leur protection est renforcée par la possibilité de gérer les autorisations des utilisateurs. Elle limite notamment les actions que ceux-ci peuvent effectuer sur les fichiers (impression, copie de texte, etc.). Vos documents confidentiels sont protégés tout en assurant leur accessibilité aux personnes autorisées.

4) Un dispositif disponible sur tous supports

Grâce à un outil de gestion en ligne, vos documents sont consultables depuis tous les supports et où que vous soyez.
Tablette, smartphone, vos équipes ont la possibilité de travailler de partout et peuvent même avoir accès aux infos hors ligne. Avant un déplacement professionnel, il n’est plus utile de télécharger sur son ordinateur tous les documents indispensables. Cela représente un gain de temps, d’espace de stockage et des économies de papier en cas d’impression.

Par ailleurs, un système de signature électronique intégrée permet de rester en conformité tout en étant mobile.

5) Un outil collaboratif efficace et omniprésent

Télétravail, déplacement, vos équipes sont souvent en mouvement. Opter pour la gestion de document en ligne c’est adopter un outil collaboratif qui les accompagne partout. Il leur permet d’optimiser les échanges de données entre collègues où qu’ils soient, mais aussi avec des tierces personnes (prestataires, clients). C’est le partenaire incontournable d’une bonne gestion de projet, des tâches et des ressources. Voici quelques exemples de fonctionnalités :

• Le partage des documents est facilité. Les boîtes mail de vos collaborateurs ne sont plus surchargées de lourdes pièces jointes. Un lien vers les documents centralisés les remplace.
• La co-rédaction est réalisable. Il n’est plus indispensable de créer plusieurs documents de travail. Les modifications peuvent être simultanées et il est possible de voir qui remanie quoi, ainsi que les annotations en temps réel.
• Les documents doublons ne peuvent plus exister. Les mises à jour sont automatiques.
• Un outil de gestion de documents offre la possibilité de créer des modèles de documents. C’est un gain de temps pour les équipes. Le remplissage automatique de certains champs (coordonnées, mentions légales, etc.) permet d’éviter de nombreuses erreurs.

6) intégration aux outils existants

Pour assurer la prise en main de la solution de gestion de documents en ligne et optimiser son efficacité, celle-ci est en général intégrée aux outils existants de l’entreprise. Elle s’adapte ainsi à la façon de travailler des équipes. De ce fait, elle est mieux acceptée puis davantage utilisée.
Il est par exemple possible de l’intégrer au CRM (gestion de la relation client) existant.

7) Une solution idéale pour être en conformité avec le RGPD

Un outil de gestion de documents en ligne aide les entreprises à respecter les politiques de protection des données. Les documents sont centralisés. Il est plus facile de les contrôler. Ils sont traçables. De leur création à leur archivage puis à leur destruction, ils bénéficient également d’automatisations de processus qui assurent leur conformité (durée définie de conservation des documents, gestion des informations et des données clients, etc.). Ainsi, des notifications automatiques sont envoyées aux personnes responsables des tâches tout au long du processus de gestion du cycle de vie des contrats.